Mit dem Gesuchsformular legst du fest, welche Informationen Gesuchstellende bei der Einreichung eines Gesuchs angeben müssen. Du kannst bestimmen, welche Bereiche Bestandteil des Formulars sind, welche Angaben aus den Spheriq-Profilen übernommen werden und welche zusätzlichen Fragen beantwortet werden müssen.

Das Gesuchsformular ist in vier Sektionen gegliedert:

Die Sektionen Person, Organisation und Projekt kannst du je nach Förderprozess ein- oder ausblenden. Die Sektion Antrag ist immer Bestandteil des Gesuchsformulars.

Um das Formular anzupassen, öffne unter Gesuchs- & Fördermanagement → Einstellungen → Formulare das gewünschte Gesuchsformular und wechsle in den Tab Gesuchsformular.

Über die Auswahl oberhalb des Formulars kannst du zwischen den vier Sektionen wechseln und diese einzeln konfigurieren.

Mit «Sektion einbeziehen» legst du fest, ob die jeweilige Sektion im Gesuchsformular verwendet wird. Die Sektionen Person, Organisation und Projekt kannst du unabhängig voneinander aktivieren oder deaktivieren. Dadurch lässt sich das Formular passend zu deinem Förderprozess aufbauen. Die Sektion Antrag kann nicht deaktiviert werden.

Je nach gewähltem Aufbau ergänzt Spheriq automatisch einzelne Pflichtfelder, damit ein Gesuch eindeutig zugeordnet werden kann:

In den Sektionen Person, Organisation und Projekt kannst du zusätzlich festlegen, ob das entsprechende Spheriq-Profil verwendet werden soll.

Ist «Profil verwenden» aktiviert, werden die Angaben aus dem jeweiligen Profil Bestandteil des Gesuchs. Du kannst auswählen, welche Profilfelder im Formular benötigt werden, diese als Pflichtfelder definieren und ihre Reihenfolge festlegen.

Ist «Profil verwenden» deaktiviert, wird kein entsprechendes Spheriq-Profil vorausgesetzt. Die Sektion kann trotzdem verwendet und mit eigenen Fragen ergänzt werden.

Damit das Gesuch auch ohne Profil eindeutig zugeordnet werden kann, ergänzt Spheriq bei Bedarf automatisch entsprechende Felder. Wird beispielsweise in der Sektion Projekt kein Profil verwendet, werden Angaben zur Organisation bzw. zum Projekttitel direkt im Formular abgefragt.

Die Verwendung von Profilen hat Einfluss darauf, für welche Gesuchstellenden das Formular verfügbar ist.

Werden im Gesuchsformular Organisations- und Projektprofile verwendet, kann das Formular nur von Personen ausgefüllt werden, die auf Spheriq als Nonprofit/Organisation registriert sind. Dies ist notwendig, da Einzelpersonen auf Spheriq keine Organisations- oder Projektprofile erstellen können.

Einzelpersonen können daher nur Gesuchsformulare verwenden, bei denen in diesen Sektionen kein entsprechendes Profil vorausgesetzt wird.

Wird in der Sektion Organisation kein Organisationsprofil verwendet, wird die einreichende Person als Gesuchsteller angezeigt. Wird ein Organisationsprofil verwendet, erscheint stattdessen die Organisation als Gesuchsteller.

Wenn du die Sektion Person verwendest, kannst du zusätzlich eine Identitätsprüfung verlangen. Ist die Identitätsprüfung aktiviert, muss die gesuchstellende Person ihre Identität verifizieren, bevor sie das Gesuch einreichen kann.

Wenn du ein Organisationsprofil verwendest, kannst du festlegen, ob die Organisation verifiziert werden muss. Dabei stehen zwei Varianten zur Verfügung:

Organisationsverifizierung
Die Organisation muss die Verifizierung eingereicht haben, bevor das Gesuch eingereicht werden kann. Die Verifizierung muss zu diesem Zeitpunkt noch nicht durch Spheriq bestätigt worden sein.

Organisationsverifizierung + Steuerbefreiung
Zusätzlich zur Organisationsverifizierung wird die Steuerbefreiung geprüft. In diesem Fall kann das Gesuch erst eingereicht werden, nachdem die Steuerbefreiung durch Spheriq verifiziert wurde.

Wenn du in einer Sektion «Profil verwenden» aktivierst, kannst du bestimmen, welche Informationen aus dem entsprechenden Profil für das Gesuch benötigt werden. Für jedes verfügbare Profilfeld kannst du festlegen, ob es im Gesuchsformular angezeigt und ob es als Pflichtfeld definiert werden soll. Die Reihenfolge der Felder kannst du per Drag & Drop anpassen.

So kannst du beispielsweise nur diejenigen Angaben aus einem Organisations- oder Projektprofil abfragen, die für die Beurteilung deiner Gesuche relevant sind.

Zusätzlich zu den Profilfeldern kannst du in allen Sektionen eigene Fragen hinzufügen. Klicke dazu auf «Frage hinzufügen» und wähle den gewünschten Fragetyp aus. Anschliessend kannst du die Frage formulieren, bei Bedarf einen erklärenden Tooltip ergänzen und festlegen, ob die Beantwortung obligatorisch ist.

Folgende Fragetypen stehen zur Verfügung:

Die Reihenfolge der Fragen kannst du per Drag & Drop verändern.

Die Sektion Antrag ist immer Bestandteil des Gesuchsformulars und kann nicht deaktiviert werden. Neben deinen individuell definierten Fragen werden Gesuchstellenden hier standardmässig folgende Angaben abgefragt:

Diese Standardfelder werden dir im Formulareditor nicht angezeigt, sind für Gesuchstellende beim Ausfüllen des Formulars jedoch automatisch Bestandteil der Sektion Antrag.

Neben den Fragen des Gesuchsformulars hast du im oberen Teil des Bearbeitungsmodus des Gesuchsformulars noch verschiedene Einstellungsmöglichkeiten. Was genau du dabei alles einstellen kannst, erklärt dir dieser Abschnitt.

Um die Formularinformationen wie Name und Beschreibung des Gesuchsformulars zu ändern, klicke auf das Stift-Symbol.

Dein erstes Formular wird automatisch «Standardformular» genannt. Den Namen kannst du hier anpassen. Du kannst für dein Formular hier auch eine Beschreibung eingeben. Diese wird den Gesuchsstellenden angezeigt, sobald du mehr als ein Formular hast. Zudem findest du hier den Button, um das Formular zu löschen.

Über das Zahnrad-Symbol kannst du weitere Einstellungen für das jeweilige Gesuchsformular vornehmen.

Aktiviere oder deaktiviere das Gesuchsformular. Nur aktive Formulare stehen Gesuchstellenden für neue Gesuche zur Verfügung und nur für aktive Formulare können Gesuchsentwürfe eingereicht werden.

Mit dieser Option verwendest du das Formular für Gesuche, die von deiner Förderorganisation im System selbst eingegeben werden. Sobald ein Request by Funder existiert, wird den Administrator und Manager in der Gesuchsübersicht der Button «Gesuch erstellen» angezeigt.

So erstellte Gesuche werden direkt im Status «In Vorprüfung» angezeigt und können anschliessend ganz normal verwaltet werden. Der einzige Unterschied ist die Kommunikation. Da das Gesuch nicht mit einer gesuchstellenden Person verknüpft ist, kann bei einem Statuswechsel keine Kommunikation über die Plattform verschickt oder ein geteiltes Netzwerk erstellt werden. Die Kommunikation muss dann ausserhalb der Plattform, beispielsweise per E-Mail, erfolgen.

Für «Request by Funder» wird ein vereinfachtes Gesuchsformular verwendet. Die Sektionen Person, Organisation und Projekt stehen hier nicht zur Verfügung; das Formular besteht ausschliesslich aus dem Bereich Antrag.

Standardmässig werden die Gesuchsstellenden im Gesuchsformular nach dem Betrag, den sie bei deiner Förderorganisation anfragen möchten, gefragt. Möchte deine Organisation jedoch Gesuche für Sachspenden erhalten, aktiviere den Schalter und dann wird auf dem Formular anstatt nach einem Betrag nach der Art der Sachspende gefragt. Wenn deine Organisation sowohl finanzielle Mittel als auch Sachspenden vergibt, benötigst du für beide Unterstützungsarten ein eigenes Gesuchsformular.

Du kannst unser Gesuchssystem auch als Vorgesuchssystem nutzen. Dabei wird automatisch das Wording im gesamten Gesuchsformular und der dazugehörigen Kommunikation von «Gesuch» zu «Vorgesuch» angepasst und anstatt einer Zusage erfolgt eine Einladung zur finalen Gesuchseinreichung. Den Link dazu fügst du am besten in die Vorlage der Zusage ein. Vorgesuche werden in der Gesuchsübersicht der Gesuchsstellenden auch mit einem entsprechenden Label markiert, dass sie stets wissen, wo sie ein Gesuch und wo ein Vorgesuch eingereicht haben. Wenn du dein Gesuchsformular als Vorgesuchsformular verwenden willst, aktiviere einfach den Schalter «Als Vorgesuchsformular verwenden». Ab Partner Plus können Vorgesuche bei einer Zusage in Gesuche umgewandelt werden, sodass beide immer verknüpft sind.

Der Eligibility Check hilft dir, eingehende Gesuche effizient zu beurteilen. Unsere künstliche Intelligenz (KI) überprüft die Förderkriterien, die auf eurem Organisationsprofil hinterlegt sind und vergleicht diese mit den Informationen des Organisations- und Projektprofile der Gesuchsstellenden sowie den Angaben im konkreten Gesuch und erstellt basierend darauf eine Empfehlung. Der Eligibility Check teilt die Gesuche in die drei Kategorien «Erfüllt die Kriterien vollständig» «Erfüllt die Kriterien teilweise» und «Erfüllt wichtige Kriterien nicht» ein und begründet die Einteilung in einem Kommentar pro Gesuch. So bekommst du schon eine erste Einschätzung, die dir hilft, die Gesuche zu beurteilen. Den Eligibility Check kannst du pro Gesuchsformular aktivieren, indem du den entsprechenden Schalter aktivierst. Ab Partner Plus kann der Prompt für den Eligibility Check individualisiert werden.

Mit der Funktion «Gesuche auf Einladung» unterstützt das Gesuchs- und Fördermanagement auch scoutende Organisationen optimal. Anstatt dass ein Button zum Gesuch einreichen auf eurem Profil angezeigt wird, schickst du bei diesem Szenario den Link zu deinem Gesuchsformular gezielt an spannende Projektpartner. Sobald du den Schalter «Formular für Gesuche auf Einladung» aktivierst, kannst du mit Klick auf «URL kopieren» die URL zum Gesuchsformular kopieren und den entsprechenden Projektpartnern schicken.
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Die Funktion ist auch nützlich als zweite Stufe nach einem eingegangenen Vorgesuch und steht deshalb allen Nutzer:innen des Gesuchsmanagements zur Verfügung. So kannst du den Gesuchsstellenden nach einem positiv evaluierten Vorgesuch direkt das finale Gesuchsformular zukommen lassen. Dazu wird die URL zum Formular einfach in der Antwort-Vorlage für die Zusage auf ein Vorgesuch hinterlegt.

Speichere das Formular, nachdem du deine Anpassungen vorgenommen hast, mit Klick auf «Speichern und schliessen».

Die Änderungen gelten anschliessend für neu erstellte Gesuche. Beginnt ein Gesuchsteller nach dem Speichern ein neues Gesuch, wird die aktuelle Version des Formulars verwendet. Bereits begonnene und gespeicherte Gesuche werden durch spätere Änderungen am Gesuchsformular nicht verändert.

Mit unserem Gesuchsmanagement ist es auch möglich, mehrere Gesuchsformulare gleichzeitig live zu schalten. Um ein weiteres Gesuchsformular zu erstellen, klicke auf den Button «Neues Formular erstellen».

Gib den Namen des Formulars und die Beschreibung ein und klicke auf «OK». Der Name des Formulars ist bei mehreren Formularen wichtig, da Gesuchsstellenden der Name angezeigt wird und eingehende Gesuche ein Label mit dem Namen des Gesuchsformulars erhalten. Mit Hilfe des Labels weisst du dann immer, welches Gesuch über welches Formular eingereicht wurde. Passe daher auch unbedingt den Namen des Standardformulars (des ersten Formulars) an. Passe anschliessend (wenn nötig) die Fragen des neuen Formulas an. Sobald du damit fertig bist, kannst du dein neu erstelltes Gesuchsformular aktiv setzen und Gesuche dafür entgegen nehmen.

Damit Gesuchsstellende über das bzw. die von dir konfigurierten Gesuchsformulare Gesuche bei deiner Organisation einreichen können, muss mindestens ein Gesuchsformular aktiv sein und du musst du die Gesuchsannahme auf Spheriq noch live schalten. Schiebe dazu in der Gesuchsübersicht den Schalter «Wir akzeptieren Gesuche» per Klick nach rechts. Auf deinem Organisationsprofil auf spheriq.ch wird daraufhin der Button «Gesuch einreichen» eingeblendet und Gesuchsstellende können für deine Organisation Gesuche einreichen. Auch wenn du nur Gesuche auf Einladung akzeptierst, musst du den Schalter aktivieren, dass Gesuchstellende das Formular einreichen können. Im Gegensatz zu den «normalen» Formularen wird dann kein Button «Gesuch einreichen» eingeblendet.