Mit dem Reporting- & Monitoring-Modul begleitest du als Förderorganisation Förderprojekte auch nach der Bewilligung strukturiert weiter. Im neuen Tab «Umsetzung» kannst du zentrale Schritte der Projektumsetzung planen, Berichte einfordern, Vereinbarungen hinterlegen und den Überblick über Fristen und Verpflichtungen behalten.

So bündelst du alle relevanten Informationen zur Umsetzungsphase direkt im Gesuchsmanagement – ohne zusätzliche Excel-Listen, E-Mail-Verläufe oder andere Workarounds.

Den Tab «Umsetzung» findest du in der Detailansicht eines Gesuchs.

Öffne dazu das gewünschte Gesuch in der Detailansicht. Neben den bisherigen Bereichen steht dir dort neu der Reiter «Umsetzung» zur Verfügung. Hier verwaltest du alle Elemente, die für die Begleitung eines bewilligten oder laufenden Förderprojekts relevant sind.

Hier findest du den Tab «Umsetzung»

Im Tab «Umsetzung» kannst du beliebig viele Elemente aus vier verschiedenen Typen erstellen:

Jedes Element verfügt über einen Titel, ein Datum und eine Beschreibung. Der Titel und das Datum sind jeweils Pflichtangaben zum Erstellen der Elemente. Beim Erstellen einer Vereinbarung musst du auch das Dokument mit der Vereinbarung hochladen, um das Element erstellen zu können.

So entsteht ein klar strukturierter Fahrplan für die Umsetzung eines Förderprojekts.

Hier legst du Meilensteine, To-Dos, Berichte und Vereinbarungen an.

Mit Meilensteinen kannst du wichtige Projektetappen festhalten, zum Beispiel den Projektstart, einen Zwischenstand oder den Abschluss einer Projektphase.

So erstellst du einen Meilenstein:

Der Meilenstein erscheint automatisch im geteilten Fördernetzwerk im Tab «Termine» und ist dort für die Gesuchstellenden sichtbar (schreibgeschützt). Erinnerungen werden automatisch aktiviert und eine Woche vor dem gesetzten Datum an alle Mitglieder des Netzwerks verschickt.

To-Dos helfen dir dabei, konkrete Aufgaben und nächste Schritte zu planen. Das können interne Aufgaben sein oder fällige Schritte, die im Rahmen der Projektbegleitung relevant sind.

So legst du ein To-Do an:

Im Fördernetzwerk wird das To-Do im Tab «Termine» angezeigt und die Teilschritte können dort abgehakt werden. Auch hier sind Erinnerungen automatisch aktiv und werden eine Woche vor der gesetzten Frist verschickt.

Berichte sind ein zentrales Element der Projektbegleitung. Du kannst sie mit oder ohne Reporting-Formular anlegen.

Für Berichte lässt sich ab Partner Plus ein individuelles Reporting-Formular hinterlegen und die Gesuchstellenden können das dann im Fördernetzwerk ausfüllen und einreichen. Dieses Formular wird einmal pro Gesuchsformular definiert und kann innerhalb eines Projekts mehrfach verwendet werden – zum Beispiel für jährliche Zwischenberichte oder phasenbezogene Reportings.

So erstellst du einen Bericht mit Formular:

Sobald du den Bericht gespeichert und ein geteiltes Fördernetzwerk erstellt hast, wird er im Netzwerk im Tab «Termine» angezeigt und der:die Gesuchsteller:in kann ihn im Netzwerk ausfüllen und einreichen. Eine Woche vor dem Fälligkeitsdatum werden alle Mitglieder des Netzwerks automatisch erinnert. Sobald der Bericht eingereicht wurde, werden ebenfalls alle Mitglieder per Mail benachrichtigt, die Angaben werden für alle im Netzwerk sichtbar und der Bericht wird als erledigt markiert. Zudem wird der eingereichte Bericht im Reiter «Dokumente» abgelegt.

Wenn du kein strukturiertes Reportingformular vorgeben möchtest oder kein Formular verknüpft ist, kannst du ein To-Do für das Einreichen erstellen und die die Gesuchstellenden den Bericht in einem Beitrag im Netzwerk hochladen und anschliessend das To-Do als erledigt markieren.

Mit dem Elementtyp «Vereinbarung» kannst du Vereinbarungen direkt im Gesuch hinterlegen. Dazu kann ein PDF hochgeladen werden, das anschliessend digital unterzeichnet werden kann.

Für die Unterzeichnung stehen die einfache elektronische Signatur (EES) und die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) zur Verfügung.

So erstellst du eine Vereinbarung:

Im Fördernetzwerk erscheint die Vereinbarung als eigener Eintrag im Tab «Termine». Alle Mitglieder können sie dort über den Button «Signieren» unterzeichnen. Die Signaturen werden mit Name, Datum und Uhrzeit der Unterschrift dokumentiert.

Elemente im Tab «Umsetzung» lassen sich dort mit Klick auf «Bearbeiten» beim jeweiligen Element flexibel anpassen, solange noch keine Aktion erfolgt ist. Das bedeutet: Titel, Datum und Beschreibung können bearbeitet werden, solange das jeweilige Element noch nicht weiterverarbeitet, eingereicht oder unterzeichnet wurde.

Hier kannst du die einzelnen Elemente bearbeiten, solange noch keine Aktion erfolgt ist.

Um ein Element zu löschen, klicke auch auf «Bearbeiten» und in dem sich öffnenden Modul auf «Löschen».

Hier kannst du ein Element löschen.

Das Reporting- & Monitoring-Modul ist eng mit dem angebundenen Fördernetzwerk verzahnt. Meilensteine, Aufgaben, Berichte und Vereinbarungen erscheinen dort automatisch als eigene, klar gekennzeichnete Elemente im Tab «Termine». Dadurch werden auch Erinnerungsfunktionen und die Zusammenarbeit mit Gesuchstellenden unterstützt.

Hier werden die erstellten Elemente im geteilten Netzwerk angezeigt.

Gesuchstellende können Berichte direkt im Netzwerk ausfüllen und einreichen. Nach der Einreichung werden die Beteiligten informiert und der Bericht wird im Dokumentenbereich abgelegt. Auch Vereinbarungen können direkt im Netzwerk digital signiert werden.

Das individuelle Reporting-Formular wird mit demselben Form Builder erstellt wie das Gesuchsformular. Dabei kannst du eigene Fragen und Einstellungen definieren.

So gehst du vor:

Das hinterlegte Reporting-Formular kann danach bei den entsprechenden Berichtselementen im Tab «Umsetzung» verwendet werden.

Im Tab «Reporting» kannst du pro Gesuchsformular ein individuelles Reportingformular hinterlegen.

Hinweis: Individuell konfigurierbare Reporting-Formulare stehen aktuell ab Partner Plus zur Verfügung und die Funktion muss durch Spheriq aktiviert werden. Ein Standard-Reportingformular, das bereits ab Partner genutzt werden kann, ist in Planung.

Mit dem Reporting- & Monitoring-Modul begleitest du Förderprojekte über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg strukturiert auf einer Plattform.

Die wichtigsten Vorteile:

So wissen Gesuchstellende jederzeit, was wann erwartet wird, und Förderorganisationen behalten den Überblick über Fortschritte, Verpflichtungen und nächste Schritte.