Le formulaire de demande de soutien te permet de définir les informations que les personnes déposant une demande doivent fournir lors de sa soumission. Tu peux déterminer quelles sections font partie du formulaire, quelles informations sont reprises des profils Spheriq et quelles questions supplémentaires doivent être renseignées.

Le formulaire de demande de soutien est divisé en quatre sections :

Tu peux activer ou désactiver les sections Personne, Organisation et Projet en fonction de ton processus de soutien. La section Demande fait toujours partie du formulaire.

Pour adapter le formulaire, rends-toi dans Gestion des demandes et des soutiens → Paramètres → Formulaires, ouvre le formulaire souhaité et sélectionne l'onglet Formulaire de demande de soutien.

La navigation située au-dessus du formulaire te permet de passer d'une section à l'autre et de les configurer individuellement.

L'option « Inclure la section » te permet de définir si une section doit figurer dans le formulaire de demande de soutien. Tu peux activer ou désactiver les sections Personne, Organisation et Projet indépendamment les unes des autres. Tu peux ainsi adapter le formulaire à ton processus de soutien. La section Demande ne peut pas être désactivée.

Selon la configuration choisie, Spheriq ajoute automatiquement certains champs obligatoires afin que chaque demande de soutien puisse être clairement identifiée :

Dans les sections Personne, Organisation et Projet, tu peux également définir si le profil Spheriq correspondant doit être utilisé.

Lorsque l'option « Utiliser le profil » est activée, les informations du profil correspondant font partie de la demande de soutien. Tu peux choisir les champs du profil à inclure dans le formulaire, les rendre obligatoires et modifier leur ordre.

Lorsque l'option « Utiliser le profil » est désactivée, le profil Spheriq correspondant n'est pas requis. La section peut néanmoins être utilisée et complétée par des questions personnalisées.

Pour garantir qu'une demande de soutien puisse être clairement identifiée même sans profil, Spheriq ajoute automatiquement les champs nécessaires. Par exemple, si aucun profil n'est utilisé dans la section Projet, des informations sur l'organisation ou le titre du projet sont demandées directement dans le formulaire.

L'utilisation des profils détermine à quelles personnes le formulaire est accessible.

Si les profils d'organisation et de projet sont utilisés, seules les personnes inscrites sur Spheriq en tant que Nonprofit/Organisation peuvent remplir le formulaire. En effet, les particuliers ne peuvent pas créer de profils d'organisation ou de projet sur Spheriq.

Les particuliers peuvent donc uniquement utiliser les formulaires de demande de soutien qui ne nécessitent pas ces profils.

Si aucun profil d'organisation n'est utilisé dans la section Organisation, la personne qui soumet la demande est affichée comme demandeur. Si un profil d'organisation est utilisé, c'est l'organisation qui apparaît comme demandeur.

Si tu utilises la section Personne, tu peux également exiger une vérification d'identité. Lorsque cette option est activée, la personne déposant la demande doit faire vérifier son identité avant de pouvoir soumettre sa demande de soutien.

Si tu utilises un profil d'organisation, tu peux définir si l'organisation doit être vérifiée. Deux options sont disponibles :

Vérification de l'organisation

L'organisation doit avoir soumis sa demande de vérification avant de pouvoir déposer sa demande de soutien. À ce stade, la vérification ne doit pas encore avoir été confirmée par Spheriq.

Vérification de l'organisation + Exonération fiscale

En plus de la vérification de l'organisation, l'exonération fiscale est contrôlée. Dans ce cas, la demande de soutien ne peut être soumise qu'une fois que Spheriq a vérifié l'exonération fiscale de l'organisation.

Lorsque tu actives « Utiliser le profil » dans une section, tu peux définir quelles informations du profil correspondant sont nécessaires pour la demande de soutien. Pour chaque champ disponible, tu peux déterminer s'il doit apparaître dans le formulaire et s'il est obligatoire. Tu peux modifier l'ordre des champs par glisser-déposer.

Tu peux ainsi, par exemple, demander uniquement les informations d'un profil d'organisation ou de projet qui sont pertinentes pour l'évaluation de tes demandes de soutien.

En plus des champs du profil, tu peux ajouter tes propres questions dans toutes les sections. Clique sur « Ajouter une question » et sélectionne le type de question. Tu peux ensuite formuler la question, ajouter si nécessaire une infobulle explicative et définir si la réponse est obligatoire.

Les types de questions suivants sont disponibles :

Tu peux modifier l'ordre des questions par glisser-déposer.

La section Demande fait toujours partie du formulaire de demande de soutien et ne peut pas être désactivée. En plus de tes questions personnalisées, les informations suivantes sont demandées par défaut :

Ces champs standard ne sont pas affichés dans l'éditeur de formulaire, mais ils apparaissent automatiquement dans la section Demande lorsque les personnes remplissent le formulaire.

En plus des questions du formulaire de demande de soutien, tu disposes de différentes options de configuration dans la partie supérieure de l'éditeur. Cette section t'explique les possibilités disponibles.

Pour modifier les informations du formulaire, comme son nom et sa description, clique sur l'icône en forme de crayon.

Ton premier formulaire est automatiquement nommé « Formulaire standard ». Tu peux modifier son nom ici et ajouter une description. Celle-ci est affichée aux personnes déposant une demande dès que tu disposes de plusieurs formulaires. Tu trouveras également ici le bouton permettant de supprimer le formulaire.

Clique sur l'icône en forme d'engrenage pour accéder aux paramètres supplémentaires du formulaire.

Active ou désactive le formulaire de demande de soutien. Seuls les formulaires actifs sont disponibles pour créer de nouvelles demandes, et les brouillons ne peuvent être soumis que si le formulaire correspondant est actif.

Cette option te permet d'utiliser le formulaire pour les demandes de soutien saisies directement dans le système par ton organisation de financement. Dès qu'un formulaire « Request by Funder » existe, le bouton « Créer une demande de soutien » apparaît dans la vue d'ensemble des demandes pour les administrateurs et les managers.

Les demandes ainsi créées reçoivent directement le statut « En pré-évaluation » et peuvent ensuite être gérées normalement. La seule différence concerne la communication. Comme la demande de soutien n'est pas liée à une personne ayant déposé une demande, aucun message ne peut être envoyé via la plateforme lors d'un changement de statut et aucun réseau partagé ne peut être créé. La communication doit donc se faire en dehors de la plateforme, par exemple par e-mail.

Un formulaire de demande de soutien simplifié est utilisé pour « Request by Funder ». Les sections Personne, Organisation et Projet ne sont pas disponibles ; le formulaire se compose uniquement de la section Demande.

Par défaut, les personnes déposant une demande doivent indiquer le montant qu'elles souhaitent solliciter auprès de ton organisation de financement. Si ton organisation souhaite toutefois recevoir des demandes de dons en nature, active cette option. Le formulaire demandera alors le type de don en nature souhaité au lieu d'un montant. Si ton organisation accorde à la fois des soutiens financiers et des dons en nature, tu dois créer un formulaire de demande de soutien distinct pour chaque type de soutien.

Tu peux également utiliser notre système de gestion des demandes pour les demandes préliminaires. Lorsque cette option est activée, la terminologie utilisée dans l'ensemble du formulaire et dans les communications associées passe automatiquement de « demande de soutien » à « demande préliminaire ». Au lieu d'une acceptation, les personnes sont invitées à déposer une demande de soutien définitive. Nous te recommandons d'insérer le lien vers le formulaire définitif dans le modèle de message d'acceptation. Les demandes préliminaires sont également identifiées par une étiquette correspondante dans la vue d'ensemble des demandes, afin que les personnes puissent toujours distinguer leurs demandes de soutien de leurs demandes préliminaires. Pour utiliser ton formulaire comme formulaire de demande préliminaire, active simplement « Utiliser comme formulaire de demande préliminaire ». À partir de Partner Plus, les demandes préalables acceptées peuvent être converties en demandes de soutien, de manière à conserver un lien entre les deux.

L'Eligibility Check t'aide à évaluer efficacement les demandes de soutien reçues. Notre intelligence artificielle (IA) vérifie les critères de financement définis dans le profil de ton organisation et les compare aux informations des profils d'organisation et de projet des personnes déposant une demande, ainsi qu'aux informations contenues dans la demande de soutien elle-même. Sur cette base, elle formule une recommandation. L'Eligibility Check classe les demandes de soutien en trois catégories : « Remplit entièrement les critères », « Remplit partiellement les critères » et « Ne remplit pas des critères importants ». Le classement est justifié par un commentaire pour chaque demande de soutien. Tu obtiens ainsi une première évaluation qui t'aide à examiner les demandes. Tu peux activer l'Eligibility Check individuellement pour chaque formulaire de demande de soutien à l'aide du bouton correspondant. À partir de Partner Plus, le prompt de l'Eligibility Check peut être personnalisé.

La fonction « Demandes de soutien sur invitation » permet également aux organisations de financement qui recherchent activement des partenaires de projet de gérer efficacement leurs demandes. Au lieu d'afficher un bouton permettant de soumettre une demande sur le profil de ton organisation, tu envoies directement le lien vers ton formulaire de demande de soutien aux partenaires de projet sélectionnés. Dès que tu actives « Formulaire pour les demandes sur invitation », tu peux cliquer sur « Copier l'URL » pour copier le lien du formulaire et l'envoyer aux partenaires concernés.

Cette fonction est également utile comme deuxième étape après une demande préalable et est donc disponible pour toutes les personnes utilisant la gestion des demandes et des soutiens. Après une évaluation positive d'une demande préalable, tu peux transmettre directement le formulaire de demande de soutien définitif. Il te suffit d'insérer l'URL du formulaire dans le modèle de message d'acceptation d'une demande préalable.

Une fois tes modifications effectuées, enregistre le formulaire en cliquant sur « Enregistrer et fermer ».

Les modifications s'appliquent ensuite aux nouvelles demandes de soutien. Lorsqu'une personne commence une nouvelle demande après l'enregistrement, la version actuelle du formulaire est utilisée. Les demandes de soutien déjà commencées et enregistrées ne sont pas affectées par les modifications ultérieures du formulaire.

La gestion des demandes et des soutiens permet d'activer plusieurs formulaires de demande de soutien simultanément. Pour créer un formulaire supplémentaire, clique sur « Créer un nouveau formulaire ».

Saisis le nom du formulaire et sa description, puis clique sur « OK ». Le nom du formulaire est particulièrement important lorsque tu disposes de plusieurs formulaires, car il est affiché aux personnes déposant une demande et les demandes reçues sont identifiées par une étiquette portant le nom du formulaire. Cette étiquette te permet de savoir par quel formulaire chaque demande a été soumise. Pense donc également à renommer le formulaire standard (ton premier formulaire). Adapte ensuite, si nécessaire, les questions du nouveau formulaire. Une fois la configuration terminée, tu peux activer ton formulaire et commencer à recevoir des demandes de soutien.

Pour permettre aux personnes de soumettre des demandes de soutien à ton organisation à l'aide des formulaires configurés, au moins un formulaire doit être actif. Tu dois également activer la réception des demandes de soutien sur Spheriq. Pour cela, rends-toi dans la vue d'ensemble des demandes et active l'option « Nous acceptons les demandes de soutien ». Le bouton « Soumettre une demande de soutien » apparaît alors sur le profil de ton organisation sur spheriq.ch, permettant aux personnes de déposer leurs demandes. Même si tu acceptes uniquement les demandes de soutien sur invitation, tu dois activer cette option pour permettre la soumission du formulaire. Contrairement aux formulaires classiques, aucun bouton « Soumettre une demande de soutien » n'apparaîtra toutefois sur le profil de ton organisation.