Remarque : les assistants IA existants restent pour l'instant accessibles via l'URL https://app.spheriq.ch/ki-assistenten. Ils seront toutefois progressivement remplacés par les nouveaux « Prompt Launchers » de Spheriq AI.
Les lanceurs de commandes fonctionnent de manière similaire aux assistants existants, mais sont davantage intégrés à la plateforme. Tu les trouveras directement là où tu travailles – par exemple sur un profil d'organisation, dans un projet, lors d'une recherche ou, à l'avenir, dans d'autres espaces de travail. Cela permet à Spheriq AI de mieux tenir compte du contexte et de fournir des réponses plus ciblées.
Grâce à nos anciens assistants IA, nous te facilitons la vie au quotidien. Dans cet article de blog, nous t'expliquons comment utiliser correctement les différents assistants IA. Poursuis ta lecture pour découvrir
Comment créer un profil de projet à partir d'un fichier PDF
Comment rédiger une lettre d'accompagnement pour une demande spécifique
Comment améliorer la fiche de projet
Comment utiliser nos Magic Lists
Veuillez noter que ces fonctionnalités ne sont actuellement disponibles que pour les organisations à but non lucratif. Les bailleurs de fonds qui souhaitent tester ces assistants sont invités à nous contacter via le chat.
Si tu es connecté sur https://app.spheriq.ch, tu trouveras l'accès aux assistants IA dans le menu. Il te suffit de cliquer sur « Assistants IA » pour accéder à une page récapitulative de tous les assistants IA.
Fiche de projet au format PDF
En haut de la page d'aperçu des assistants IA, tu trouveras l'option permettant de créer un profil de projet à partir d'un fichier PDF. Pour cela, commence par cliquer sur «Do the Magic!».
Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Pour obtenir un profil de projet généré par l'assistant IA, tu dois d'abord télécharger ton dossier de projet. Note que tu ne peux télécharger que des fichiers PDF dont la taille ne dépasse pas 10 Mio.
Si tu reçois le message d'erreur « Une erreur s'est produite », cela signifie probablement que le fichier PDF que tu as téléchargé est trop volumineux. Réduis sa taille et réessaie.
Une fois le fichier PDF téléchargé, notre assistant IA se met au travail. Cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes.
Une fois que l'assistant IA a terminé, tu verras le profil de ton projet.
Clique sur «Enregistrer le brouillon» en bas à droite pour continuer. Tu seras redirigé vers la page d'aperçu du projet que tu viens de créer. Si certaines informations manquent encore dans le profil de ton projet, elles s'afficheront ici en rouge.
Complète les informations et vérifie les données renseignées par l'IA avant de continuer. En haut à droite, tu peux cliquer sur « Afficher le profil du projet » pour avoir un aperçu de ce à quoi ressemblera ton profil de projet sur la plateforme.
Une fois que tu as renseigné toutes les informations nécessaires et que tu es satisfait·e, tu peux publier la fiche de ton projet. Tu as alors deux options : tu peux rendre ton projet accessible à tous afin que tout le monde puisse le consulter, ou tu peux le garder privé et ne le partager qu’avec certains organismes de financement. Tu pourras à tout moment modifier le statut de ton projet («Privé» ou «Public»).
Lettre d'accompagnement pour une demande spécifique
En deuxième position sur la page d'aperçu des assistants IA, tu trouveras l'option permettant de rédiger une lettre d'accompagnement pour une demande spécifique. Pour cela, clique sur «Do the Magic!».
Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Procède comme suit :
Sélectionne ton organisation. Si tu gères plusieurs organisations, tu peux sélectionner celle qui te convient à l'aide du menu déroulant.
Sélectionne ton projet. En cliquant sur le menu déroulant, tu verras s'afficher la liste de tous les projets que tu as enregistrés sur Spheriq pour ton organisation. Sélectionne le projet pour lequel tu souhaites créer une lettre d'accompagnement.
Sélectionne le bailleur de fonds. Dans le champ de recherche, tu peux rechercher l'organisme de financement pour lequel tu souhaites rédiger la lettre d'accompagnement. Tu ne peux sélectionner que les organismes enregistrés sur la plateforme, et un seul à la fois. Tu ne trouves pas l'organisme que tu souhaites sélectionner ?
- Assure-toi d'avoir correctement orthographié le nom de l'organisme, tel qu'il est enregistré sur la plateforme en ligne spheriq.ch.
- Assure-toi qu'il s'agit bien d'un organisme de financement. Les organismes enregistrés dans notre répertoire en tant qu'organisations à but non lucratif n'apparaissent pas ici.Facultatif : configuration. Ici, tu peux donner à l'IA des instructions qu'elle devra suivre lors de la rédaction de la lettre d'accompagnement. Tu peux définir le style rédactionnel, ajouter des informations supplémentaires ou encore déterminer la longueur de la lettre. Le principe est similaire à celui de ChatGPT.
Si tu n'es pas encore familier avec ce principe, n'hésite pas à l'explorer. Essaie par exemple les indications suivantes et observe la différence dans le résultat : « Utilise un langage très formel et poli. La lettre de motivation s’adresse à une grande organisation de financement aux directives strictes », ou « Utilise un langage informel. Utilise le « tu » et rédige la lettre de motivation sur un ton amical et familier. »Sélectionne la langue de la lettre. Tu as le choix entre l'allemand, l'anglais et le français.
Une fois que tu as renseigné tous les champs, clique sur « Créer une lettre de motivation » en bas à droite. L'IA traite alors tes informations et rédige ta lettre de motivation. Cela peut prendre quelques secondes à quelques minutes.
Tu vois maintenant l'aperçu de la lettre d'accompagnement qui vient d'être générée. Si tu es déjà satisfait, tu peux cliquer sur « Exporter » en bas à droite. Ce bouton te permet de télécharger la lettre d'accompagnement au format Word.
Important : relis attentivement le texte et apporte toutes les corrections nécessaires avant d'envoyer la lettre. Si l'assistant IA ne dispose pas d'une information, il utilise des crochets et des informations de remplacement. Dans notre exemple, tu peux voir que les informations concernant la personne qui envoie la lettre manquent encore. C'est pourquoi [Prénom] [Nom] apparaît tout en bas pour signaler que ces informations sont encore manquantes. Ces informations de remplacement sont souvent source d'erreurs lors de l'utilisation de l'IA, alors fais bien attention à cela.
Si la lettre d'accompagnement ne correspond pas du tout à ce que tu avais imaginé, tu peux cliquer sur « Annuler » pour revenir à la page précédente et modifier ou compléter les informations.
Améliorer la fiche de projet
En troisième position sur la page d'aperçu des assistants IA, tu trouveras l'option permettant d'améliorer un profil de projet. Pour cela, clique sur «Do the Magic!».
Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Tu pourras y sélectionner l'organisation et le projet que tu souhaites améliorer. Si tu gères plusieurs organisations sur spheriq.ch, tu peux les sélectionner à l'aide du menu déroulant. À l'étape 2 « Sélectionner un projet », tous les projets que tu as enregistrés jusqu'à présent sur spheriq.ch s'affichent. Dans le menu déroulant, sélectionne le projet que tu souhaites améliorer grâce à l'IA. Une fois ta sélection effectuée, clique en bas à droite sur « Vérifier le profil du projet ».
L'IA analyse actuellement le profil de ton projet. Cela peut prendre quelques secondes à quelques minutes.
Une fois l'analyse terminée, tu recevras des commentaires détaillés sur tous les aspects potentiellement problématiques du profil du projet. Ces commentaires sont divisés en plusieurs sections. Chaque section décrit un problème et te propose immédiatement une suggestion d'amélioration. L'assistant IA ne crée des sections que pour les points présentant un potentiel d'amélioration.
En bas à droite, tu peux exporter l'analyse générée par l'IA de ton profil de projet au format Word.
Listes magiques
Tout en bas de la page d'aperçu de l'assistant IA, tu trouveras la Magic List. Clique sur «Do the Magic!». Tu seras automatiquement redirigé vers la page suivante. Dans un premier temps, tu peux y sélectionner l’une de tes organisations gérées. Dans un deuxième temps, tu peux choisir le projet pour lequel tu souhaites générer la Magic List. Pour cela, clique sur le menu déroulant et sélectionne parmi les projets que tu as déjà enregistrés sur spheriq.ch.
Tu ne peux sélectionner qu'un seul projet à la fois. Une fois ta sélection effectuée, tu peux continuer en cliquant sur le bouton « Générer une Magic List » en bas à droite. L'assistant IA génère alors automatiquement une Magic List ; cela peut prendre de quelques secondes à quelques minutes. Une fois ce processus terminé, une nouvelle page s'ouvre avec la Magic List qui vient d'être créée.
Dans cette liste « Magic List », tu trouveras jusqu'à 30 organismes de financement susceptibles de correspondre au projet que tu as sélectionné.
L'assistant IA a attribué à chaque organisation l'une de ces deux balises :
« Un choix sur mesure » pour les organismes de financement qui correspondent parfaitement au projet et partagent de nombreux points communs
« Adéquation partielle » pour les organismes de financement qui correspondent au projet sur certains points, mais qui s'en écartent légèrement sur d'autres ou qui mettent l'accent sur d'autres aspects.
De plus, l'assistant IA a commenté chaque organisation figurant dans la Magic List et a expliqué en détail en quoi celle-ci correspondait ou non au projet.
Tu trouveras désormais la Magic List dans la rubrique « Listes » de tes listes personnelles. Pour en savoir plus sur les listes et leurs fonctionnalités, consulte cet article d'assistance.