Grâce au module de reporting & monitoring, vous accompagnez les projets soutenus de manière structurée même après leur approbation. Dans le nouvel onglet « Exécution », vous pouvez planifier les étapes clés de mise en œuvre, demander des rapports, enregistrer des conventions et garder une vue d’ensemble sur les échéances et les obligations.

Vous centralisez ainsi toutes les informations pertinentes liées à la phase d’exécution directement dans la gestion des demandes de soutien – sans listes Excel supplémentaires, échanges d’e-mails ou autres solutions de contournement.

L’onglet « Exécution » se trouve dans la vue détaillée d’une demande de soutien.

Ouvrez la demande de soutien souhaitée dans la vue détaillée. En plus des sections existantes, le nouvel onglet « Exécution » est désormais disponible. Vous y gérez tous les éléments pertinents pour l’accompagnement d’un projet soutenu en cours ou déjà approuvé.

Tu trouveras ici l'onglet « Exécution ».

Dans l’onglet « Exécution », vous pouvez créer autant d’éléments que souhaité parmi quatre types différents :

Chaque élément comprend un titre, une date et une description. Le titre et la date sont obligatoires lors de la création. Lors de la création d’une convention, le document PDF correspondant doit également être téléchargé.

Cela permet de créer une feuille de route claire et structurée pour l’exécution d’un projet soutenu.

C'est ici que tu crées des jalons, des tâches, des rapports et des accords.

Les jalons permettent de documenter les étapes importantes d’un projet, par exemple le lancement du projet, une évaluation intermédiaire ou la fin d’une phase du projet.

Comment créer un jalon :

Le jalon apparaît automatiquement dans le réseau de soutien partagé dans l’onglet « Dates » et est visible pour les demandeur·euse·s (lecture seule). Les rappels sont activés automatiquement et envoyés à tous les membres du réseau une semaine avant la date définie.

Les tâches vous aident à planifier des actions concrètes et les prochaines étapes. Il peut s’agir de tâches internes ou d’étapes importantes dans l’accompagnement du projet.

Comment créer une tâche :

Dans le réseau de soutien, la tâche apparaît dans l’onglet « Dates » et les sous-étapes peuvent y être cochées. Les rappels sont également activés automatiquement et envoyés une semaine avant l’échéance.

Les rapports constituent un élément central du suivi des projets. Vous pouvez les créer avec ou sans formulaire de reporting.

À partir de Partner Plus, un formulaire de reporting peut être associé aux rapports et les demandeur·euse·s peuvent le remplir et le soumettre directement dans le réseau de soutien. Le formulaire est défini une seule fois par formulaire de demande de soutien et peut être utilisé plusieurs fois au sein d’un même projet – par exemple pour des rapports intermédiaires annuels ou des reportings liés à des phases spécifiques.

Comment créer un rapport avec formulaire :

Dès que le rapport est enregistré et qu’un réseau de soutien partagé a été créé, il apparaît dans l’onglet « Dates » du réseau et le·la demandeur·euse peut le remplir et le soumettre. Tous les membres du réseau reçoivent automatiquement un rappel une semaine avant l’échéance. Une fois le rapport soumis, tous les membres sont informés par e-mail, les informations deviennent visibles pour tous dans le réseau et le rapport est marqué comme terminé. Le rapport soumis est également enregistré dans l’onglet « Documents ».

Si vous ne souhaitez pas utiliser un formulaire de reporting structuré ou si aucun formulaire n’est associé, vous pouvez créer une tâche pour la remise du rapport. Les demandeur·euse·s peuvent ensuite téléverser leur rapport dans une publication du réseau puis marquer la tâche comme terminée.

Avec le type d’élément « Accord », vous pouvez enregistrer des conventions directement dans la demande de soutien. Un PDF peut être téléchargé puis signé numériquement.

La signature électronique simple (SES) et la signature électronique avancée (SEA) sont disponibles.

Comment créer un accord :

Dans le réseau de soutien, l’accord apparaît comme une entrée distincte dans l’onglet « Dates ». Tous les membres peuvent le signer via le bouton « Signer ». Les signatures sont documentées avec le nom, la date et l’heure de la signature.

Les éléments dans l’onglet « Exécution » peuvent être adaptés de manière flexible en cliquant sur « Modifier » sur l’élément concerné, tant qu’aucune action n’a encore eu lieu. Cela signifie que le titre, la date et ladescription peuvent être modifiés tant que l’élément concerné n’a pas encore été traité, soumis ou signé.

Ici, vous pouvez modifier les différents éléments tant qu’aucune action n’a encore eu lieu.

Pour supprimer un élément, cliquez également sur « Modifier », puis sur « Supprimer » dans le module qui s’ouvre.

Ici, vous pouvez supprimer un élément.

Le module de reporting & monitoring est étroitement lié au réseau de soutien connecté. Les jalons, tâches, rapports et conventions y apparaissent automatiquement comme éléments distincts et clairement identifiés dans l’onglet « Dates ». Cela facilite également les fonctions de rappel et la collaboration avec les demandeur·euse·s.

Les éléments créés s'affichent ici dans le réseau partagé.

Les demandeur·euse·s peuvent remplir et soumettre les rapports directement dans le réseau. Après la soumission, les participant·e·s sont informé·e·s et le rapport est enregistré dans la section des documents. Les conventions peuvent également être signées numériquement directement dans le réseau.

Le formulaire de reporting individuel est créé avec le même form builder que le formulaire de demande de soutien. Vous pouvez définir vos propres questions et paramètres.

Voici comment procéder :

Le formulaire de reporting enregistré peut ensuite être utilisé pour les éléments de type rapport correspondants dans l’onglet « Exécution ».

Dans l’onglet « Reporting », tu peux enregistrer un formulaire de reporting individuel par formulaire de demande de soutien.

Remarque : Les formulaires de reporting configurables individuellement sont actuellement disponibles à partir de Partner Plus et doivent être activés par Spheriq. Un formulaire de reporting standard disponible dès Partner est en cours de planification.

Avec le module de reporting & monitoring, vous accompagnez les projets soutenus de manière structurée tout au long de leur cycle de vie sur une seule plateforme.

Les principaux avantages :

Les demandeur·euse·s savent ainsi à tout moment ce qui est attendu et à quelle échéance, tandis que les organisations donatrices gardent une vue d’ensemble sur les progrès, obligations et prochaines étapes.